24種 EXCEL技巧 實用功能,職場使用專業快速鍵!

在任何一間公司上班,使用辦公室電腦絕對會接觸到 Excel 軟體,而在使用 Excel 時一般人會用最原始的方式製作檔案,而工作效率當然也相當的低,在 Office 內的 Excel技巧 其實有相當多的快速建,只是我們都沒有去使用到它,更可以說一般人可能更本不知道有這些快速鍵功能的存在,之前也有介紹過[教學] Word合併列印欄位時,小數點限制設定,今天小編就教各位如何在職場上學會這些快速又專業的按鍵,讓老闆大力稱讚、讓同事刮目相看、讓自己更看重自己(好像有點誇張了…),讓我們繼續看看有那些值得學習的快速鍵吧!

EXCEL技巧

EXCEL技巧 專業快速鍵教學

EXCEL 技巧教學1:進階複製公式

▼ 在儲存格上按下【ctrl】+【R】就可以複製左邊欄位的公式。

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EXCEL技巧 教學2:一秒瞬間跳至最後欄位

▼ 如果想要跳至欄位最後一筆,可以直接按下【Ctrl】+【鍵盤 ↑ ↓ ← →】就會馬上跳至資料最尾端。

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EXCEL 技巧教學3:進階選取想要欄位

▼ 如果想要全選某欄或某列,可以直接按下【Ctrl】+【Shift】+【鍵盤 ↑ ↓ ← →】就可以全選欄/列的資料。

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EXCEL技巧 教學4:文字自動換列功能

▼ 很多使用者不知道如何讓表格中的文字在超出儲存格的寬度後自動換列,其實只要點選「常用」>「對齊方式」功能中的【自動換列】就可以達到這樣的換行效果了。。

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EXCEL技巧教學5:一秒產生圖表

▼ 如果想要將資料表中的數據變成圖表,只要按下【F11】一秒變圖表。

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EXCEL技巧教學6:一秒複製上方公式

▼ 在儲存格上按下【ctrl】+【D】就可以複製上方欄位的公式。

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EXCEL技巧 教學7:秒套用貨幣、百分比格式

▼ 如果想要讓儲存格內的數字格式馬上套用變換的話,按下【Ctrl】+【Shift】+【$】該儲存欄位就會套用「貨幣」格式,而按下【Ctrl】+【Shift】+【%】該儲存欄位就會套用「百分比」格式。。

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EXCEL技巧教學8:多功能複製貼上

▼ 在想要複製貼上的儲存格上按下【Ctrl】+【Alt】+【V】就會有選擇性貼上的視窗跳出讓使用者選擇需要貼上的是公式、格式或文字。

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EXCEL技巧教學9:快速切換工作表

▼ 如果想要快速切換工作表的話,可以直接按下【Ctrl】+【PageUp】或【PageDown】就會發現可以自由的切換工作表。

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EXCEL技巧教學10:一秒開起儲存格格式

▼ 如果想要快速修改儲存格格式,按下【Ctrl】+【!】就可以馬上進入「儲存格格式」設定了。

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EXCEL技巧教學11:選取所有資料

▼ 如果要全選所有的資料,只要按下【Ctrl】+【A】就可以選取所有資料了。

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EXCEL技巧教學12:一秒變粗體字

▼ 如果要將儲存格的字體粗細改變,只要按下【Ctrl】+【B】就可以讓儲存格內的字體變「粗體字」。

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EXCEL 技巧教學13:秒新增欄/列

▼ 如果要插入新的欄/列,只要按下【ctrl】+【+】增加欄位或按下【ctrl】+【-】刪除欄位。

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EXCEL 技巧教學14:表格 欄/列 互換

▼ 如果想要將資料表中欄/列互換,在右鍵貼上時選擇【轉置】就可以看到表格的「欄/列」交換對調了。

EXCEL 技巧教學15:專業的快速鍵 Shortcuts

▼ 圈選要複製內容的範圍,輸入要顯示的文字或公式,在按下【 Ctrl 】+【 Enter 】後,就可以看到所有內容都複製到範圍內囉。

EXCEL 技巧教學16:一秒插入日期/時間

▼ 想要插入當下的時間與日期,只要按下【Ctrl】+【;】即可插入日期,而按下【Ctrl】+【:】可插入當前時間。

EXCEL 技巧教學17:一鍵加總數值

▼ 同時按住【 Alt 】+【 = 】就會馬上計算出上列的總數和囉。

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EXCEL 技巧教學18:一鍵切換數字格式

▼ 使用 Ctrl + Shift + 數字鍵,可以自由切換為所需要的格式。

  • CRTL + SHIFT + ` |預設格式
  • CTRL + SHIFT + 1 |整數
  • CTRL + SHIFT + 2 |0:00AM/PM 時間格式
  • CTRL + SHIFT + 3 |1-JAN-00 日期格式
  • CTRL + SHIFT + 4 |貨幣格式
  • CTRL + SHIFT + 5 |百分比格式
  • CTRL + SHIFT + 6 |科學記數格式
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EXCEL技巧教學19:你不知道的F4功能

▼ F4 其實能「重複上一步操作」功能,不管是字體、顏色、縮進、格式,只要選擇另一個表格再按下【 F4 】,就自動把剛剛的動作再重複一遍,做表時這樣的命令,全部都可以用【 F4 】鍵來重複。

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EXCEL技巧 教學20:瞬間隱藏行/列

▼ 按下【 Ctrl 】+【 9 】可以隱藏選定的行,按下【 Ctrl 】+【 0 】可以隱藏選定的列。

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EXCEL技巧 教學21:製作表格連動自動更新

▼ 將想要複製的表格選擇好後,在透過圖片複製的方式貼上欄位中,就可以產生連動表格與表單。

  1. 選擇欄位範圍
  2. 在編輯選單上,點擊複製
  3. 選擇要在其中顯示圖片的複製格式
  4. 按住 Shift 鍵,同時在編輯選單上,點擊【貼上圖片複製】
  5. 最後就會產生出連動的表單
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EXCEL 技巧教學22:自動合併文字

▼ 先在一個儲存格中輸入【 =CONCATENATE(A1,” “,B1) 】,即可產生文字相加的效果,格間的空格(” “) 用於在顯示儲存格間插入空格。

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EXCEL技巧 教學23:刪除所有空白行列

▼ 透過【 篩選 】功能,將空白欄位顯示出來後,在透過【常用】>【儲存格】>【刪除】來移除所有的空白行列。

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EXCEL 技巧教學24:一鍵產生數據條

▼ 將選擇好的欄位,點選【常用】>【條件格式】>【資料橫條】即可選擇想要的數據條囉。

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